1. 적용범위(주)기술사사무소 성우엔지니어링(이하 "회사"라 함)의 업무에 관련된 모든 문서에 대해 적용하며 문서관련 업무처리는 다른 법령 또는 특별한 규정의 정함이 있는 경우를 제외하고는 이 규정의 정함에 따른다 다만 긴급 불가하여 본 규정에 의하지 않고 처리된 문서도 사후 즉시 본 규정에 의거 처리되어야 한다. 2. 목 적본 규정은 문서의 작성, 처리, 통제, 보관, 보존 등 문서의 취급관리에 관한 제반절차 및 책임과 권한을 규정함으로써 문서관리의 효율화를 이루기 위함이다. 3. 문서의 종류3.1 일반문서 3.1.1 대외문서 : 회사와 외부기관(관계회사 포함)간에 수발되는 문서 3.1.2 대내문서 : 업무연락, 인사명령 등 명칭여하를 불문하고 사내부서 상호간 또는 본사와 해외지사 및 현장, 국내의 현장간에 수발되는 문서 3.2 법규문서 : 규정, 규칙, 지침 등과 같이 조직관리 및 업무수행의 규범으로서 사용되는 문서(예 : 사규집) 3.3 공고문서 : 회람, 광고 등 일정한 사항을 일반인에게 알리기 위한 문서 3.3.1 회람 : 사실의 안내, 주지사항 등 일정한 사항을 직원에게 알리기 위한 문서 3.3.2 광고 :광고는 대내공고와 대외광고로 구분하고 대내공고는 사내의 사실의 안내, 주지사항 등 구체적인 사항을 기재, 회사의 게시판에 부착하여 직원에게 알리기 위한 문서이며, 대외광고는 사실의 안내, 주지사항등 구체적인 사항을 일간지 등 정기간행물에 게제하여 일반인에게 알리기 위한 문서 3.4 기타 문서는 업무연구서, 식사, 의사록, 정기 및 비정기 간행물 등 상기항에 해당되지 않는 문서 4. 일반 및 책임사항4.1 모든 제반업무는 문서에 의하여 신속, 정확하게 처리함을 원칙으로 하며, 책임소재를 명확히 하여야 한다. 단, 긴급을 요하는 업무는 팩스, 전언통신문으로 갈음할 수 있다. 4.2 문서관리 조직 4.2.1 문서관리단위는 부서단위(이하 "문서소관부서"라 함)로 함을 원칙으로 한다. 4.2.2 문서관리 주관부서는 총무부로 한다. 4.2.3 주관부서에서 문서관리를 위임받은 부서(이하 "문서관리위임부서"라 함)는 아래와 같다.
4.2.4 문서관리주관부서장 및 문서관리위임부서장은 본 규정 8조 문서의 통제 권한을 행사할 수 있으며 다음과 같은 대장을 비치하고 기록, 유지하여야 한다. 1) 대외문서 접수대장 2) 대외문서 발송대장 4.2.5 문서주관부서장은 문서관리의 효율화를 위해 각 부서 및 현장의 문서취급 관리를 시행, 지도 및 감독해야 한다. 4.2.6 문서주관부서는 문서보존창고 관리 및 기타 모든 문서의 보존 및 폐기에 관한 제반업무를 수행한다. 4.3 각 부서장 및 현장소장은 문서관리의 다음 업무를 수행해야 한다. 4.3.1 문서의 접수 처리 및 문서접수대장의 기록유지 4.3.2 보관/이관문서목록표 작성 및 기록 유지 4.3.3 기안/발송문서의 관리 및 기록 유지 4.3.4 타부서와의 관련여부 확인 및 관계자의 연락협조로 문서의 명확한 책임 소재 규명 4.3.5 첨부물 및 전결구분의 착오여부 확인 4.3.6 문서작성기준의 합당 여부 4.3.7 문서의 분류, 정리, 보관, 보존, 폐기 및 인계 4.3.8 기타문서의 취급관리에 필요한 사항 4.3.9 4.3.1 - 4.3.8항과 관련하여 각 부서장 및 현장소장은 문서관리의 효율적인 운영을 위해 문서관리담당자를 지정하며 문서관리담당자는 발생문서에 대해 화일링시스템 관리 규칙에 따라 분류된 문서분류코드를 참조하여 문서를 분류, 편철, 관리하여야 한다. 5. 문서의 작성5.1 일반사항 5.1.1 사용문서의 서식화 사용빈도가 높은 문서는 양식화하여 인쇄된 용지를 사용한다. 5.1.2 회사에서 지정한 프로그램을 통한 양식관리 활용 회사에서 지정한 문서작성프로그램의 양식을 활용하여 업무연락, 기안지, 대외공문을 작성하여야 한다. 5.1.3 용지의 규격 및 여백 1) 문서의 용지는 도면, 통계표, 전표류 등의 특별한 형식을 제외하고는 A4용지를 세로로 사용함을 원칙으로 한다. 2) 별도양식이 있는 문서를 제외하고는 용지의 상단으로부터 2.5cm, 좌.우단으로부터 2.0cm, 하단으로부터 각각 2.0cm의 여백을 두고 사용한다. 5.1.4 문서의 용어 문서의 용어는 한글을 위주로 상용한자, 아라비아슷자 등을 사용하고 필요에 따라 외국어를 사용할 수 있다. 5.1.5 일자와 시간 1) 문서에 사용하는 일자는 서기와 년월일의 문자표기는 생략하고 한점(.)을 찍어 구분한다. (예 : 1996. 1. 10) 2) 시간은 24시간제에 의하며 시분의 문자는 생략하고 두점(:)을 찍어 구분한다 (11 : 13 : 15) 5.1.6 문서의 색채 도표, 전표, 통계표, 제증명서, 현황표, 도면 등 특수한 형태의 문서를 제외하고는 문자의 색채는 흑색으로 한다. 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시를 할때에는 적색 등을 사용할 수 있다. 5.1.7 면표시 한 건의 문서가 2면 이상일때는 문서의 중앙 하단에 전면수와 그 면의 일련번호를 기입하며 첨부서류가 있는 경우에는 전면수를 별도로하여 동일한 방법으로 기입한다. (예 : 4면일 경우 : 4-1, 4-2‥‥또는 l/4, 2/4,. ) 5.1.8 항목설정 문서의 내용을 항목으로 구분할 경우 아래와 같이 표시하며 재구분시마다 좌측 기준선으로부터 1자씩 띄어 시작한다. 1) 제 1분류 : 1, 2, 3, 로 표시 2) 제 2분류 : 가, 나, 다, 로 표시 3) 제 3분류 : 1), 2), 3), 로 표시 4) 제 4분류 , 가), 나), 다), 로 표시 5) 제 5분류 : (1), (2), (3), 로 표시 5.1.9 계에 있어서 항목표시는 「소계」, 「합계」, 「총계」 의 순으로 쓰되 하나뿐일 때는 「계」 로 쓴다. 5.1.10 개정횟수 개정횟수는 "0"번부터 사용하며 개정일과 함께 표기되고 개정될 때 마다 표기되어야 한다. 5.2 문서의 삭제 및 수정 5.2.1 문서의 일부분을 삭제할 때에는 수정액을 사용하지 않고 삭제할 부분을 적색 두줄(=)로 긋고 삭제한 자의 서명 날인 및 일자를 기재한다. 5.2.2 문서내용의 일부분을 수정할 경우에는 원문글씨를 알아볼 수 있게 적색두줄(=)을 긋고 날인한후 그 위 여백에 수정사항을 기록하며 추가로 기재할 사항은 삽입표시(V)를 한 다음 삽입사항을 그 위 여백에 기록하고 수정자의 서명 날인 및 일자를 기재한다. 5.2.3 법적처리문서, 회계관리 또는 기타 중요한 문서로서 수정한 사항을 법적인증 근거로 보존하고자 할 경우에는 수정부분 좌측 또는 우측 여백에 추가 및 삭제된 글자수를 표시하고 서명날인 및 일자를 기록하여야 한다. 5.3 문서 의 작성 결재를 요하는 문서의 작성은 다음의 절차에 따른다. 5.3.1기 안 1) 기 안사항 (1) 품의사항 : 업무처리 사항에 관하여 담당임원 이상의 승인을 요하는 사항 (2) 보고사항 : 정영진의 지시 또는 업무상 필요에 따라 상부에 알리는 사항 (3) 기타사항 : 그 밖에 기안을 요하는 사항 2) 기안지는 별첨 13.3 을 이용한다 3) 품의 또는 보고사항의 기안은 기안용지 기안구분란에 "품의" 또는 "보고"라고 기입한다. 4) 기안지 (1) 기안일자 : 기안 완료일자 (2) 시행일자 : 결재권자가 결재를 마치고 문서화하는 날자 및 시행을 명하는 날자 (3) 기 안 자 : 기안 담당자명 (4) 보존년한 : 별첨 13.1 에 의함 (5) 문서번호 기재사항: 부서기호(별첨 13.2), 연도 - 일련번호 순으로 표시하되 최종결재권자의결재가 있은후 기안문서대장에 등재할 때 부여하며 연간단위로 구분사용한다. (예 : 총 제96-10호) (6) 결정의견 : 최종결재권자의 의견 또는 시행단서 등 (7) 합의 : 기안문서의 내용이 타부서와 연관되거나 합의가 필요한 내용일 경우 관련부서 합의권자의 서명 날인 (8) 전결사항표시 : 업무전결규정에 의한 전결권자 기재 5) 일괄기안 상호 관련성이 있는 내용으로 일괄 기안하는 것이 필요하다고 인정될 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있으며 대.내외 발송문(공문)을 작성할 때에는 각각 분리 작성한다. 6) 기안내용의 수정 작성된 기안지의 전면 재 작성은 원칙적으로 금하며 결재과정에서 중간 결재권자는 오.탈자를 제외한 내용문의 수정은 여백에 수정사항을 기입하거나 부전지에 의견을 표시하고 최종결재권자가 결재하며 기안내용의 시행후 수정사항 발생시도 동일 절차로 결재한다. 7) 장부에 의한 정리 경미한 사항의 인.허가확인서 및 증명서교부 기타 관례적인 사무에 관한문서는 별도로 기안하는 것을 생략하고 그 내용을 관계장부에 기입하여 처리할 수 있다. 8)합 의 (1) 기안문서의 내용이 다른부서와 관련된 것일 때에는 결재 상신전에 관계자의 합의 또는 협조를 얻어야 한다. 다만, 협조의 경우 최종결재권자의 통보로써 갈음할 수 있다. (2) 협조전은 응신 요구일자를 기록하고 기한을 준수한다. (3) 기안부서와 협조부서간에 의견이 일치되지 않을시에는 최종 결재권자가 결정한 바에 따라 처리한다 (4) 합의대상이 되는 관계자는 합의란에 기명날인하고 동 건에 대한 찬.반 및 간단한 의견을 요약,기재할 수 있다. 5.3.2 대.내외 시행문(공문) 일체의 대외발송문서 및 대표이사 시달사항, 담당임원의 지시 및 통지사항의 작성에 적용하며 두문, 본문, 결문으로 구성한다. 단, 일정양식을 요구하는 대외공문은 예외로 한다. 1) 두문 두문은 발신란, 문서번호, 발신연월일, 수신란으로 구성한다. (1) 발신란에는 대외발송문서일 경우 회사명을, 대내문서일 경우에는 부서명을 기입한다. 단, 지사 및 현장의 경우에는 대외발송문서에 한하여 회사명 하단에 지사 및 현장명을 기재한다. (2) 문서번호는 대외발송인 경우 문서관리위임부서의 통제번호를 부여하며 그 형식은 아래와 같이한다. EOM(부서기호) 제 96 - 000 호 일련번호 년도 발신부서기호 (3) 대내발송일 경우는 해당 부서기호, 년도-일련번호를 기재한다. (4) 부서기호는 해당부서의 약칭을 말하며 부서기호표(별첨 13.2)에 의거 기재하고 조직개편시에는 그 약칭을 문서 주관부서에서 통보한다. (5) 문서의 일련번호는 최종결재권자의 결재가 있은후 문서발송대장에 등재할때 부여하며 연간단위로 구분 사용한다. (6) 발신 년월일은 문서번호와 같은 줄에 기재하되 우측한계선에서 끝나도록 하며 최종결재권자의 결재를 득한 후 기재한다. 다만 첨부물은 이의 기재를 생략한다. (7) 수신란은 다음 각호와 같이 수신, 참조로 구분한다. ① 수신 : 대외문서는 대표이사 사내문서는 해당부서장 명의로하며 수신처가 3곳이상일때는 "수신처 참조" 라 표기하고 발신자 명의 아래의 수신처란에 각각 수신처를 기재한다. ② 참조 : 참조의 표시는 문서를 직접 처리하는 담당자 직위를 기재한다. (8) 수신기관표시는 문서번호 밑에 "수신"이라 표기하고(.)표시를 한 다음 1자 띄어 수신기관명(수신부서명) 및 기관장(부서장)의 직명만을 쓴다. (9) 문서접수처의 업무연락에 편리하도록 문서번호 다음에 기안부서의 업무 담당자의 전화번호를 괄호안에 표시하도록 한다. (10) 제목은 수신란 다음줄에 제목이라 기입하고 (:)표시를 한다음 1자 띄어 쓰며 내용은 가능한 한 요약 간단 명료하게 표현하되 두줄 이상일 경우 첫째줄의 첫자에 맞춘다 2) 본문 (1) 내용은 제목으로부터 1줄의 여백을 띄운 후 제목란의 시작 첫글자 위치에 맞추어 시작하여 우측한계선까지 쓰고 다음줄은 좌측 기본선부터 쓰기 시작하되 쉬운 용어로 간단 명료하게 작성한다. (2) 도입문은 필요에 따라 생략할 수 있으며 제목을 부연 설명하는 말이어야 한다. (3) 문서의 내용이 복잡한 경우 내용요약의 부전지를 우측상단에 첨부할 수 있다. (4) 문서의 내용이 회신, 이첩 등으로서 발신의 근거를 밝힐 필요가 있을 때에는 상대문서의 제목과 같게하여 제목끝에 회신, 이첩 등의 표시를 괄호안에 한다. (5) 문서에 부대서류가 첨부될 경우 본문의 내용으로부터 1줄의 여백을 두고 좌측 기본선에 "첨부" 또는 "별첨"이라 쓰고 ( : )표시를 한 다음 1자 띄어 첨부물의 명칭 및 부수를 기입하며 첨부물이 2가지 이상일 때는 1., 2., 항으로 구분 표시한다. (6) 본문이 끝나면 마지막 끝자에서 1자간격으로 띄우고 "끝"자를 쓴다. 그러나 본문이 우측한계선에서 끝났을 때에는 다음 라인의 첫째 칸에 쓰며 도표인 경우에는 도표내용의 기재가 끝나는 난 우측밑에, 첨부가 있을 때에는 첨부표시를 한다음에 "끝"자를 쓴다. 3) 결문 결문은 발신인 명의 및 수신처란으로 한다. (1) 대외문서의 발송은 대표이사 명의로 발송한다. 단, 지사 및 현장의 경우 대표이사의 승인을 받은 사항만 지사장 및 현장소장의 명의로 발송할 수 있다. (2) 사내 발신문서는 그 발신명의를 기재하되 수신자의 직위와 동등한 지위 또는 상위지위에 있는 자를 발신 명의로 한다. ① 임원명의 : 시달문서 또는 회사 경영에 관한 중요 정책 및 지침 등을 통보하는 경우 (3) 발신자 명의는 본문이 끝난 다음의 중앙 하단부에 발신자의 직책명을 기입하고 날인한다. 다만, 사내문서인 경우에는 서명으로 날인을 갈음할 수 있다. (4) 수신처가 2개 이상인 경우에는 발신인 명의란 다음 줄 좌측에 수신처란을 설정한 다음 각 수신처를 열거한다. 4) 공인의 날인 (1) 인사발령장, 상장 및 각종 증명서류에 속하는 문서 등에는 회사 직인을 날인하고 그 근거를 보존할 수 있도록 발행대장과의 사이에 계인으로 간인하며 사내부서간에 수발되는 문서는 서명으로 할 수 있다. (2) 동일한 문서를 인쇄 또는 등사하여 여러기관에 발신하는 경우에 경미한 문서에 한하여 직인을 찍지아니하고 "직인생략"의 표시를 발신자명의 끝자에 날인할 수 있다. 5) 특별취급문서 문서처리에 특별한 취급 또는 주의를 요할 경우 문서 상단 우측에 적색잉크로 별도 고무인을 날인한다 (예 :"대외비") 5.3.3 업무연락 품의서에 의한 시행사항 이나 각 부서간 협조사항 및 통지사항 1) 업무연락 양식은 별첨 13.4를 사용한다. 2) 기 재사항 (1) 발 신 란 : 발신부서(현장) 및 지사명 (2) 문서번호 : 부서기호, 년도-일련번호 (예 : 총 제96-10호) (3) 수 신 란 : 수시처명(ㅇ수신처가 3곳이상일 경우 '수신처 참조'라 표기하고 문서 좌측 하단에 각각 수신처 기재 (4) 작 성 자 : 작성담당지명(하단에 작성담당자의 전화번호 명기) (5) 작성일자 : 문서의 작성 일자 (6) 제 목 : 문서내용을 요약, 간단 명료하게 표현 (7) 참 조 란 : 필요시 담당자 직책 기재 (8) 내 용 : 5.3.1항 2)본문 내용에 준함 5.3.4 기타 문서의 작성 1) 팩스, 텔렉스, 전표, 자재구매 요청서, 협조전, 신청서, 대장, 일지 등의 경우에는 별도의 전용 서식을 사용, 결재를 득할 수 있다. 2) 표준문서의 작성은 표준문서관리 규정에 따른다. 3) 대외광고의 작성은 홍보실에서 일괄 작성함을 원칙으로 하며 각 부서에서도 홍보실과 협의하에 광고문안을 작성할 수 있다. 4) 외국 및 외국주제 기관과 관련된 문서는 영어를 사용함을 원칙으로 하되 해당국가 통용어를 사용할 수 있으며 작성요령은 해당 국가의 공문서 작성요령에 준하여 작성한다. 6.결 재6.1 결재 6.1.1 문서는 순서에 따라 각급 결재권자의 결재를 받아야 한다. 단, 특별히 긴급을 요하는 문서에 대하여는 최종결재권자의 결재만으로 이를 시행할 수 있으며 사후에 중간 결재권자의 후결을 받아야 한다. 6.1.2 결재 후 그 시행에 있어서 중대한 내용의 변경, 수정이나 시행을 중지하고자 할 때에는 다시 결재를 득하여야 한다. 6.1.3 6.1.1 및 6.1.2항에 의하여 시행된 문서는 사후 이를 관계자에게 공람시켜야 한다. 6.1.4 결재방법 1) 결재는 결재권자의 서명 또는 날인으로 하며 결재일자를 표시하여야 한다. 2) 복잡한 문서에 대하여는 그 요약서를 힐부하여 결재를 받는다. 3) 결재권자는 2장 이상으로 이루어지는 다음 각조에 해당하는 문서를 결재할 때에는 그 합철되는 부분에 결재인으로 간인한다. (1) 전후 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서 (2) 사실 또는 권리관계의 증명에 관계되는 문서 4) 결재란이 있는 문서는 결재란에, 결재란이 없는 문서는 문서 하단에 결재란을 설정하여 결재를 받는다. 6.1.5 결재는 결재권자가 소정의 결재란에 서명 또는 날인으로 하며 업무상 착오방지를 위하여 결재일자를 표시하여야 한다. 6.2 결재의 책임 결재권자는 결재한 사항에 대하여 책임을 진다. 다만, 대결 또는 전결한 사항에 대하여는 대결자 또는 전결자에게 책임이 있다. 6.3 문서의 성립과 효력발생 6.3.1 모든문서는 다른 특별한 규정이 없는 한 당해 문서에 대한 소정의 결재권자의 결재가 모두 종료됨으로써 성립된다. 6.3.2 문서의 효력발생 시점은, 발송문서인 경우에는 그 문서가 기재된 수신처에 도달될 때에, 발송문서 이외의 문서는 최종결재권자의 결재가 끝난 시점으로 한다. 또한 공고문서는 공고가 있은 후 즉시 효력을 발생한다. 6.4 결재의 종류 및 표시방법 결재의 종류는 전결, 대결, 후결, 부결의 4종으로 하고 표시방법은 다음과 같다. 6.4.1 전결(專決) 1) 사장은 업무의 내용에 따라 그 하위 직위자에게 권한을 위임할 수 있으며 세부사항은 업무전결 규정에 의한다. 2) 전결권자가 전결을 하는 경우 자기의 해당란에 "專決"을 표시하고 최종결재 자의 결재란에 서명 또는 날인하므로써 행한다. 예) 기안지에 전무가 전결한 경우
예) 고무결재인에 전무가 전결한 경우
6.4.2 대 결 1) 결재권자가 출장, 휴가, 기타 사유로 상당한 기간 부재중일 때에는 그 직무를 대행하는 자가 결재할 수 있다. 2) 대결하는 경우에는 결재권자가 결재한 것과 동일한 효력을 가진다. 3) 대결을 하는 경우 대결자 해당란에 대결의 표시를 하고 최종 결재권자의 결재란에 서명 또는 날인한다. 예) 기안지에 전무가 대결한 경우
예) 고무결재인에 전무가 대결한 경우
6.4.3 후 결 1) 최종결재권자가 부재이거나 사무형편상 결재가 불가능할 시 긴급을 요하는 문서에 한하여 그 차하위 직위까지의 결재로써 우선 시행하고 최종결재권자의 후결을 받아야 한다. 다만, 개인 또는 회사의 권리, 의무에 관한 사항과 대외문서로서 중요한 사항은 긴급을 요하는 경우를 제외하고는 후결에 부칠 수 없다. 2) 위 1)의 규정에 따라 문서를 시행한 후 최종결재권자가 후결함에 있어서 그 내용을 수정한 경우에는 그 수정한 사항을 수신자에게 통보하여야 한다. 3) 후결을 하는 경우에는 최종 결재권자란에 후결의 표시를 하고 차하위 결재권 자의 결재를 받는다. 6.4.4 부 결 1) 기안한 문서에 결재권자가 그 의견을 달리할 때에는 부전지 또는 적당한 여백에 의견을 명시할 수 있다. 2) 최종 결재권자가 부결할 때에는 그 부결 사유를 명시하여야 한다. 6.4.5 사후 공람 결재과정에서 수정한 문서는 결재가 끝난후 중간 결재권자에게 사후공람 하여야 한다. 다만, 단순한 자구 수정인 경우에는 공람절차를 생략할 수 있다. 6.4.6시 행 결재를 받은 기안문서는 시행문 사내문서(별첨 13.5), 대외문서(별첨 13.6)을 작성하고 직인날인 및 발송절차를 거쳐 시행한다. 7. 문서의 접수 및 발송7.1 직접 수발하는 문서 7.1.1 각 부서 및 현장으로 직접 수신되는 대외문서는 총무부를 거치지 않고 해당 부서에서 직접 수신할 수 있다. 7.1.2 문서발송시에는 문서를 작성한 부서에서 결재를 득한후 문서발송대장(별첨 13.9)에 의거 일련번호 및 시행일자를 기입한 후 우측하단부에 적샐 발송인을 날인하여 수신처에 발송한다. 7 1.3 문서수발은 문서주관부서에 설치되어 있는 문서 배부함을 이용함을 원칙으로 하며 지방사업장 및 현장의 경우는 우편, 행낭편을 이용한다. 7 1.4 발송부서의 문서관리 책임자는 발송문서의 성격상, 그문서가 시행후 보관할 필요가 없다고 판단되는 문서, 또는 시행후 즉시 폐기하여야 할 보안관계 문서에 대해서는 발송문서의 우측 상단에 시행후 폐기라는 적색 고무인을 날인하여 발송한다. 7.1.5 사내문서 접수시에는 각 부서 문서접수대장(별첨 13.8)에 그 내용을 기록하고 접수문서 좌측 하단부에 흑색 접수인을 날인하며 접수일련번호를 기재한다. 7.2 문서서 의 발송 문서소관부서에서 결재를 완료한 대외문서를 발송할 때에는 총무부 및 문서 관리위임부서의 문서 수발 7.2.1 문관리위임부서에 비치된 대외문서 발송대장(별첨 13.10)에 등재하고, 발송문서의 우측하부에 적색 발송인을 날인한 후 발송일련번호를 기입하며 회사의 직인날인부에 기록 날인후 발송한다. 7.2.2 발송방법 대외문서는 보통우편으로 발송함을 원칙으로 한다. 다만 내용이 중요하거나 권리의무에 관계되는 문서는 등기우편 등으로 발송한다. 7.2.3 문서의 접수 1) 대외문서는 문서주관부서에서 접수하는 것을 원칙으로 하나 각 부서 및 현장으로 직접 수신되는 문서는 해당 부서 및 현장에서 접수할 수 있다. 2) 문서소관부서에서 대외문서를 접수한 때에는 대외문서접수대장(별첨 13.11)에 그 내용을 기록하고 접수문서 좌측 하부에 흑색 접수인을 날인후 접수일련번호를 기재한다. 4) 문서소관부서는 사.내외 문서 접수시 시급을 요하는 중요한 문서는 부서장으로 하여금 선람토록 한다. 다만, 정기적이거나 일상적인 업무에 속한 것으로 경미한 사항의 문서는 직접 담당자에게 배부할 수 있다. 7.2.4 문서의 반송 1) 문서소관부서는 접수한 문서가 회사와 무관한 경우 즉시 발송기관으로 반송해야 한다. 2) 접수한 문서에 형식상 하자가 있을 경우 그 뜻을 기재하여 이를 반송할 수 있으며 필요에 따라 전신, 전화 등에 의하여 보완하게 한다. 8. 문서의 통제8.1 문서의 통제 문서관리주관부서 및 문서관리위임부서는 기밀문서의 취급 및 문서전반에 관한통제, 감독을 하여야 하며 위규 처리된 문서에 대하여 시정을 요구할 수 있다. 8.2 발송문서의 통제 8.2.1 모든 대외발송문서는 통제대상이 된다. 8.2.2 통제요령 1) 규정된 문서양식 및 오 ·탈자 등의 미비여부 검토 2) 문서처리기한의 경과 및 제출기일 준수 여부 3) 관련부서간의 협조 여부 4) 근거 및 첨부서류 확인 5) 직인 및 발송인 날인 6) 전결한계 정확여부 7) 타 문서와의 내용상 중복성 여부 8.2.3 8.2.2항의 규정의 검토결과 형식상의 미비사항이 발견될 경우 부전지에 그 사항을 지적, 문서를 소관부서에 회송한다. 다만, 경미한 사항은 문서통제자가 수정할 수 있다. 8.3사내 게시물은 사전에 총무부장의 승인을 득해야 한다. 8.4 대외보고의 통제 8.4.1 대외문서는 업무전결규정, 공인관리규정 등에 정하는 결재 및 절차를 거쳐 발송한다. 8.4.2 주요 대외문서는 총무부장의 합의를 득해야 한다. 8.5 제출기일의 준수 8.5.1 보고를 요하는 문서의 답신은 제출기일을 필히 준수하여야 한다. 8.5.2 보고 및 자료제출을 요하는 문서를 발송할 때에는 상대방의 업무의 성격, 내용을 고려 제출기일에 여유를 두어야 한다. 8.5.3 보고 및 자료제출의 지연처리 대내문서중 부득이한 사정으로 지정기일 내에 보고 또는 자료제출이 불가능한 경우 담당부서장은 지연사유 및 제출예정 기일을 명기하여 기한전에 문서발신부서에 제출하여야 한다. 단, 제출예정기일은 그 사유가 타당하다고 인정될 경우에 한하여 작성에 소요되는 최소한의 기일로 정하여야 한다. 9. 문서의 보존관리본 규정에서 제시되어 있지 않은 문서의 문서분류코드 부여, 편철, 보관, 이관 및 폐기에 관한 세부사항은 화일링시스템관리 규칙에 따라 처리한다. 9.1 문서의 편철 9.1.1 문서의 정리 각 부서장은 문서관리자로 하여금 문서의 정리상태를 매 분기별로 확인, 정리하도록 하여야 한다. 1) 미결문서의 처리 시일의 경과를 요하거나 기타 사유로 진행중인 미결문서는 업무담당자가 항상 일정한 장소에 통합, 관리하여 분산을 방지하고 처리의 신속을 기하기 위하여 그 결과를 알고 있어야 한다. 2) 완결문서의 처리 모든 문서는 매 안건마다 기안, 발생경과 및 완결에 관계되는 서류를 완결일자순으로 일괄하여 1건으로 정리, 해당 화일에 철한다. 9.1.2 편철방법 1) 처리완결된 문서는 문서분류코드에 해당하는 화일에 편철함을 원칙으로 한다. 2) 화일의 표지에는 발생년도, 문서분류코드 및 명칭, 보존기간, 부서명을 기재해야 한다. 3) 문서는 상철을 원칙으로 하되 필요한 경우에는 좌철을 할 수 있다. 4) 문서는 발생일자 순으로 최근 문서가 위에 오도록 편철한다. 9.2 문서의 보관 1) 모든 문서는 소관부서에서 화일에 철하여 보관한다. 2) 각 부서는 보관문서목록표(별첨 13.12)에 향상 최신현황이 유지될 수 있도록 관리하여야 하며 매년초 이관, 폐기 및 신규발생 문서를 정리하여 재작성하여야 한다. 3) 보존기간 3년 이하의 문서는 각 부서에 보관함을 원칙으로 한다. 4) 보존기간 3년이상의 문서는 소관부서에서 일정기간 보관후 문서보존창고로 이관하여 보존함을 원칙으로 한다. 단, 업무에 참고가 되는 문서 및 일상 필요한 문서는 계속하여 각 소관부서에서 보관할 수 있다. 9.3 문서의 이관 9.3.1 문서의 이관은 부서단위로 정기이관(매년 1월 - 3월)과 수시이관을 한다. 9.3.2 각 부서는 문서이관시 이관문서목록표(별첨13.13)를 작성 유지한다. 9.4 보존년한의 설정 9.4.1 문서의 보존 년한은 (별첨 13.1)에 의거 한다. 9.4.2 외부로부터 접수한 문서는 소관부서에서 보존기간을 기입하여야 한다. 9.4.3 보존기간의 변경 문서담당자는 매년 1회 이상 별첨 13.1의 문서보존기간의 적정여부를 검토하고 정세의 변화로 인하여 소정의 보존기간을 연장 또는 단축할 필요가 있을때에는 각 부서장 전결로 그 기간을 연장 또는 단축할 수 있다. 9.5 문서보존창고의 관리 9.5.1 문서보존창고의 관리자는 매 분기마다 보존문서의 상태를 점검하고 침수 또는 충해를 입지않도록 항상 면밀한 주의로서 관리하여야 하며 점검결과는 기록 유지해야 한다. 9.5.2 보존하고있는 문서의 현황을 용이하게 파악하기 위하여 배치도, 이관문서 관리목록표를 비치하여야 한다. 9.5.3 보존문서의 열람 및 대출 1) 보존문서를 열람 또는 대출을 받고자 할 경우에는 문서주관부서장에게 보존문서의 열람(대출)신청서(별첨 13.14)를 제출하여 확인 받은후 실시되며 열람(대출)자는 문서열람(대출)대장(별첨 13.15)에 필요사항을 기재하여야 한다. 2) 보존문서의 대출기간을 7일 이내로 함을 원칙으로 하되 필요에 따라 연장할 수 있다. 9.5 4 회사의 중요자료, 원본, 보존년한이 10년이상 문서, 부피가 큰 자료(도면등), 영구보존을 요하는 문서 등 중요문서는 마이크로필름 또는 광화일의 형태로 보관할 수 있다. 9.6 비밀문서의 보관 9.6.1 비밀문서는 금고 또는 별도 시건장치가 되어 있는 문서보관함에 보관하여야 하며 부서장 또는 비밀문서 취급자 외에는 취급할 수 없다. 9.6.2 비밀문서 보관용기의 외부에는 비밀의 보관을 나타내는 표시를 하여서는 아니된다. 9.7 특수문서 의 보관 정부물로서 인쇄물 또는 책자로 문서철에 편철하기 곤란한 경우에는 인쇄물 또는 책자의 표면에 관계문서의 문서번호, 발신 년 월 일, 제목을 기재하여 별도 보관한다. 9.8 문서의 폐기 9.8.1 문서주관부서장은 보존기간이 종료된 문서에 대해서 해당 문서소관부서의 이의가 없는한 폐기처리할 수 있다. 9.8.2 문서소관부서는 업무상 필요한 경우 그 보존기간을 문서주관부서에 연장요청할 수 있다. 9.8.3 보존문서를 폐기할 때에는 이관문서관리대장 해당문서 기록난에 적색으로 두줄(=)을 긋고 비고란에 폐기일자를 기입, 다른문서와 구별할 수 있도록 해야한다. 9.8.4 폐기 방법 문서의 폐기방법은 소각 또는 용해를 원칙으로 하며 비밀문서 또는 특수한 경우의 문서가 아닌 경우에는 불용품으로 처분하거나 재생 활용할 수 있다. 10. 서식의 정리10.1 서식관리번호 부여 대상 10.1.1 회사 공통 서식 회사내에서 공식적으로 사용되고 있는 서식은 제10.2항 '서식관리번호 부여 요령'에 따라 관리번호를 부여한다. 10.1.2 부서 자체 서식 부서 업무특성상 부서내에서만 활용되고 있는 서식은 제10.2항 "서식관리번호 부여 요령"에 따라 관리번호를 부여한다. 10.1.3 외부 서식 회사내에서 사용되고 있는 외부기관(관공사 및 발주처 등)의 서식은 외부기관의 서식번호를 그대로 인정한다. 10.2 서식관리번호 부여 10.2.1 공통서식번호 부여 요령 EOM 품 - 0000 -00 -0 개정회수 일련번호 규정/규칙 일련번호 사규기능분류명 또는 부서/현장약칭(4자까지 가능) EOM Management Standard 10.2.2 기준일자 서식 제정일자는 1996년 4월 8일을 기준으로 하고 이후 개정부터는 개정번호를 01번부터 부여한다. 10.2.3 부서/현장의 서식 관리번호 부여의 예 1) QM추진실 : EOMQM- 0 - 01 2) 건 축 부 : EOM건 - 0 - 01 3) 인천부계12공구현장 : 인천부계12-0-01 10.2.4 서식 관리번호의 편집 서식 좌쪽 하단에 서식 관리번호(글씨크기 10)를 기재하고 우측하단에 EOM심벌마크(크기 11) 및 회사명(주식회사 EOM : 글씨크기 10)을 기입한다. 11. 설계변경 요청 및 도면관리11.1 도면 접수 및 관리 11.1.1 공무담당은 도면을 접수하면 도면 관리대장(별첨 13.16)에 도면번호, 도면명칭, 접수/개정일자, 배포처 등을 기입한 후 설계도서 전면에 공사용, 견적용, 감리용, 참조 등의 식별표시를 하여 다른 용도로 사용되지 않도록 한다. 11.1.2 개정 도면이 접수되면 구 도면은 폐기 또는 반납하고, 설계변정 근거 등을 위해 공사 완료시 까지 유지할 수도 있다. 구 도면의 유지시에는 그 도면이 시공에 사용되지 않도록 "VOID"라는 적색 스탬프를 각 장마다 찍어서 유지하여야 한다. 11.1.3 각 현장 공무담당은 도면 무효화 및 폐기 상황을 도면 관리대장에 기록 유지 관리 하여야 한다. 11.2 설계 변경을 요청하는 경우 11.2.1 시공 도중 도면의 부적합으로 인해 설계변경이 필요한 경우, 공무담당은 현장설계변경 요청서(설계관리규칙:EOM설-0101-06)를 작성하여, 현장소장의 승인을 받은 후 가능한 경우, 고객 또는 그 대리인의 확인을 받은 후 해당 도면에 구름표시로 변경 표시를 하고 추적을 위해 현장 설계 변경 요청서 번호를 기입하고 서명 한다. 11.2.2 설계 변경 요청의 상세한 사항은 적절한 용지 크기와 매수로서 현장 설계변경요청서에 별첨 될 수 있다. 11.2.3 공사 완료시까지 또는 개정 도면의 접수까지 도면의 수정에 대한 근거를 유지 되어야 하며, 그 목록은 현장 도면관리대장에 의해 유지 되어야 한다. 11.2.4 설계변경된 부분의 도면이 정식으로 접수되기전까지 설계변경 요청서에 첨부된 도면을 시공용으로 사용할 수 있다. 11.3 설계 변경을 통지 받은 경우 11.3.1 고객으로부터 설계변경 통지서를 접수한 공무담당은 현장 설계 변경 통지서 접수대장에 등록하고, 해당 도면에 구름표시로 변경 표시를 하고 추적을 위해 설계변경 통지서 접수번호를 기재하고 서명한다. 11.3.2 공사완료시까지 또는 개정 도면의 접수시까지 도면의 수정에 대한 근거로서 유지되어야 한다. 11.3.3 성문화되지 않은 고객의 설계변경 통지가 있을 경우, 그 관리는 11.2항에 준해 관리한다. 12. 관련 문서12.1 표준문서관리 규정 (EOM-품-0400) 12.2 업무전결 규정(EOM-조-0200) 13. 별 첨13.1 문서보존 년한 13.2 부서 기호 13.3 기안지 양식(EOM총-0100-01) 13.4 업무연락 양식(EOM총-0100-02) 13.5 시행문(대내) 양식(EOM총-0100-03) 13.6 시행문(대외) 양식(EOM총-0100-04) 13.7 기안문서 대장(EOM총-0100-05) 13.8 문서 접수 대장(EOM총-0100-06) 13.9 문서발송 대장(EOM총-0100-07) 13.10 대외문서 발송 대장(EOM총-0100-08) 13.11 대외문서 접수대장(EOM총-0100-09) 13.12 보관문서 목록표(EOM총-0100-10) 13.13 이관문서 목록표(EOM총-0100-11) 13.14 문서열람(대출) 신청서 (EOM총-0100-12) 13.15 문서열람(대출) 대장(EOM총-0100-13) 13.16 도면관리대장(EOM총-0100-14)
(별첨 13.1) 문서보존년한 문 서 보 존 년 한
(별첨 13.2) 부 서 기 호
(별첨 13.3) 기안지 양식
EOM총-0100-01-0
(별첨 13.4) 업무연락 양식 업 무 연 락
EOM총-0100-02-0 (별첨 13.5) 시행문(대내)양식
( )
부서기호 제 96-000호 19 . . . 수 신: 참 조: 제 목:
0 0 0 0 담 당 0 0 이 사 0 0 0 EOM총-0100-03-0
(별첨 13.6)시행문(대외)양식 (주)기술사사무소 성우엔지니어링
성우(부서) 제96-000 호 년 월 일 수 신 : 참 조 : 제 목 :
(주)기술사사무소 성우엔지니어링 대표이사 ○○○
EOM총-0100-04-0
(별첨 13.7) 기안문서대장 기 안 문 서 대 장
부서명 : 년도 :
EOM총-0100-05-0
(별첨 13.8) 문서접수대장 문서접수대장 부서명 : 연도 :
EOM총-0100-06-0
(별표 13.9) 문서발송대장 문 서 발 송 대 장 부서명 : 년도 :
EOM총-0100-07-0
(별첨 13.10) 대외문서발송대장 대외문서 발송대장
EOM총-0100-08-0
(별첨 13.11) 대외문서접수대장 대외문서 접수대장
EOM총-0100-09-0
(별첨 13.12) 보관문서 목록표
부서명 : 년도 :
EOM총-0100-10-0
(별첨 13.13) 이관문서 목록표
EOM총-0100-11-0
(별첨 13.14) 문서열람(대출)신청서
EOM총-0100-12-0 (별첨 13.15) 문서열람(대출) 대장
EOM총-0100-13-0
도면관리대장
EOM총-0100-14-0
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