1. 적용범위규칙은 (주)기술사사무소 성우엔지니어링(이하 "회사"라 함)의 문서분류 코드부여, 보관, 보존 및 폐기에 적용한다. 2. 목 적본 규칙은 업무수행에 필요한 문서의 유효본이 필요한 장소 및 인원에 의해 활용될 수 있도록 체계적이고 효율적인 문서관리를 확립하는데 그 목적이 있다. 3. 용어의 정의3.1 화일링 시스템(Filing System, 이하 "F/S"라 함) F/S란 조직체의 유지, 발전에 유용한 정보를 필요시에 즉시 활용할 수 있도록 조직적으로 정리, 보관하고 폐기하는 일련의 기술적인 제도 3.2 문 서 현업부서에서 일상 업무를 처리하면서 수집하거나 작성된 일반문서/자료(품의서, 보고서, 계약서, 전표, FAX문서, 캐더로그, 자료, 도면, 시방서, 소프트웨어, 고객문서 등)를 말한다. 3.3 문서 보관단위 보관문서를 관리하는 최소 단위를 말하며 조직상의 부서(부,팀)가 최소단위 임 3.4 화 일(File) 문서를 편철, 보관하는 사무용품으로 소화일(종이화일), 대/중화일(종이박스화일), 바인더 등을 말함 3.6 보 관 활용성이 높은 문서를 사무실내에 보유하는 것. 3.7 보 존 활용성이 낮은 문서를 문서보존창고로 이관, 폐기시점까지 보존하는 것. 3.8 문서분류코드 화일의 검색, 보관을 용이하게 하기 위하여 부여하는 것으로 숫자, 알파벳을 사용하며 대, 중, 중중, 소분류(4차분류법)로 구성된다. 3.9 보존년한 문서가 발생되어 폐기될 때까지의 생명년수를 말하며 일반문서는 발생된 다음해부터 보존년한이 시작되지만 Project(현장)에 관련하여 발생된 문서의 보존년한은 Project의 하자 의무보수기간이 끝나는 시점으로 한다. 3.10 보관문서목록표 사무실내에 보관하고 있는 모든 문서를 취합 정리해 놓는 목록표 3.11 이관문서목록표 문서의 활용도가 저하되어 이관된 문서를 정리해 놓은 목록표 4. 일반사항(효율적인 F/S를 유지하기 위한 약속)4.1 일시적 불편보다는 장기적 편익을 앞세운다는 자세로 임한다. (형식적 작업은 절대 지양한다. ) 4.2 개인의 입장보다는 조직의 차원을 먼저 생각한다. 4.3 화일링 작업은 전 직원의 동참없이 유지될 수 없음을 인식한다. 4.4 본 규칙의 정해진 내용은 전 직원의 협의사항으로 보고 반드시 이를 준수한다. 4.5 기밀서류를 제외한 모든 문서나 자료는 공유화대상이므로 개인용으로 취급하지 않는다. 4.6 기밀서류는 일정한 장소에 통합보관하며 항상 시건장치여부를 확인한다. 4.7 불필요한 문서나 자료는 과감히 폐기한다. 4.8 문서를 복사하기 전에 그 효용성에 대해 다시 한번 생각해 본다. 4.9 편철을 미루지 말고 평소 화일링 습관을 유지한다. 5. 책임과 권한5.1 전임직원 전임직원은 회사의 본 규칙의 내용을 충분히 숙지하여 효율적인 F/S를 유지 관리하여야 한다. 5.2 총무부서장 부서/현장의 F/S유지에 필요한 화일용품, 서가 등을 지원할 책임과 권한이 있다. 5.3 부서장/현장소장 부서장/현장소장은 관할 부서/현장의 F/S가 효율적으로 유지되도록 '문서관리담당자'를 지정 F/S의 유지상태를 항상 관리 감독하여야 한다. 5.4각부서/현장 문서관리 담당자 본 규칙에 의거 부서/현장의 실정에 맞는 F/S를 수립,유지 관리할 책임이 있다. 6. 문서분류체계의 수립6.1 F/S도입 배경과 목적
6.2 문서의 분류 분류란 잡다한 기록류들을 동일한 내용, 주제, 업무별로 구분하는 것으로써 단순한 세분이 아니라 공통의 성질들끼리 모으기도하고 나누기도하는 일련의 Grouping이라 할 수 있다. 6.2.1 분류의 목적 1) 업무의 범위 및 기능의 명확화로 직무능력 향상 2) 정보(기술, 경영관리 등)의 축적 및 활용의 극대화 3) 사무처리 효율화 및 정보가치의 향상 6.2.2 분류의 원칙 1) 종합의 원칙 : 정리를 위한 분류란 세분하는 것이 목적이 아니고 묶기위하여 분류한다. 2) 점진의 원칙 : 대분류, 중분류, 소분류로 분류하되 간단한것에서 부터 복잡한 것으로 분류한다. 3) 일관성 원칙 : 분류의 목적에 따라서 분류하는 기준을 확실히 정해야 하며 대분류에서 소분류까지 분류관점이 같아야 한다. (EX : 대분류(업무기준) - 소분류(시간기준)-(x) 대분류(업무기준) - 소분류(업무기준)-(0) 4) 병렬의 원칙 : 분류의 결과가 비숫한 것이나 관계가 있는 것은 가까운 곳에 배열되도록 분류해야 한다. 7. 분류차수의 결정7.1 분류차수 7.1.1 회사의 분류체계는 4차(대분류>중분류>중중분류>소분류) 분류까지로 한다. 7 1.2 업무내용이 단순한 경우 중중분류는 사용하지 않을 수 있으나 대분류, 중분류, 소분류는 반드시 존재하여야 한다. (3차 분류) 8. 업무의 분류회사의 각 부서의 업무분석 결과에 따라 다음과 같이 문서를 분류한다. 8.1 대 분 류(목적) : 각 부서단위로 반드시 해야될 업무 및 부서가 존재하기 위한 목적의 개념으로 분류한다. (EX 총무부 -총무, 관재, 법무‥‥) 8.2 중 분 류(달성기능) :대분류명에 해당되는 사항을 달성하기 위한 기능으로 분류 (EX : 대분류(총무) -1 문서관리,비품관리,차량관리,복리후생‥‥) 8.3 중중분류 : 소분류의 종류가 많아서 GROUPING을 할 필요가 있을 경우에만 사용 8.4 소 분 류(발생수단) : 중분류사항을 달성하기 위해서 발생되는 여러가지 업무를 화일명으로 분류한다. (EX : 중분류(문서관리)-1문서접수대장, 문서발송대장‥‥) 9. 분류코드 사용9.1 일반사항 9.1.1 대분류 기호는 알파벳 A - Z까지를 사용한다. 9.1.2 중분류/중중분류/소분류는 아라비아숫자 00 - 99까지 사용한다. 9.1.3 대분류에서 "Z"는 전사공통업무 이다. (별첨 17.1 참조) 9.1.4 중분류에서 "00"은 "공통/일반" 업무이며 단발적으로 발생되는 업무 또는 여러가지 업무에 종속되는 업무일 경우 분류코드로 사용한다. 9.1.5 중중분류가 필요치 않을 경우에는 "00"으로 표시한다. 9.2 분류코드사용 요령 9.2.1 회사 F/S의 분류코드는 아래 도해와 같다. A-00-00-00 소분류 CODE(00 - 99) 중중분류 CODE(00 - 99) 중분류 CODE(00 - 99) 대분류 CODE(A - Z)
10. 분류명 부여시 유의사항10.1 대/중/소분류명은 업무의 구분이므로 업무명이 곧 문서명이 되어야 하고 "문서 또는 업무"등의 표현은 쓰지않는다. (EX 품의서철(X)-품의서가 업무가 될 수 없으므로 품의서를 업무종류별로 분류) 10.2 화일명 사용시 "관계철","관련철","참고철" 등의 모호한 표현은 쓰지 않는다. 10.3 하나의 계통선상에 동일한 분류명을 사용할 수 없다.
10.4 상위분류명을 하위분류명에서 반복하지 않음
10.5 통일된 약자 및 부호를 사용한다. 10.5.1 PROJECT는 "PJ"라는 통일된 명칭을 사용한다. 10.5.2 대등한 단어의 나열은 "/" ("및"과 동일한 의미임)를 사용한다. (EX: 사업계획 및 실적 - 사업계획/실적) 10.6 보조화일명 사용 화일명만으로 화일의 성격 및 내용을 누구나 쉽게 알 수 있어야 하므로 보조화일명을 충분히 활용한다. 특히, 동일한 소분류명의 화일이 2개이상 발생하는 경우, 코드는 1개의 코드 밖에 사용할 수 없으므로 보조화일명으로 구분하여야한다.
10.7 화일명의 길이는 한글 20자 (영문 50자)까지 사용할 수 있다. 11. 분류체계 재정립11.1 신규 부서의 경우 11.1.1 회사 기구조직 개편, 업무분장 변경 등으로 신규 부서가 신설된 경우 해당 부서장의 결정에 따라 문서를 정리한다. 11.1.2 부서 단위의 분류체계정립시 반드시 부서 문서관리담당자의 의견을 충분히 반영하여 개인별 단독작업으로 인한 오류를 사전에 방지하여야 한다. 11.2 기존 부서의 경우 기존 부서의 경우 주로 "신규발생문서" 또는 "신규발생화일"의 처리가 문제가 될 경우 아래 사항을 준수하여야 한다. 11.2.1 신규 발생문서 반드시 기존의 문서분류체계를 확인하여 가장 적합한 화일을 찾아 편철한다. 11.2.2 신규발생화일 기존의 문서분류체계를 확인하여 가장 적합한 소분류명 및 분류코드를 부여한다 . 12. 화일 라벨12.1 소화일(종이화일) 12.1.1 다음과 같은 사항을 기재하며 기재요령은 별칙17.2를 참조한다. 1) 소속부서 2) 발생년도 3) 코드 및 업무명(대/중/중중/소) 4) 보존년한 12.2 대/중화일 라벨(종이박스) 12.2.1 종이박스 한개에 철입되는 모든 소화일을 기재하여야 한다. 12.2.2 하나의 종이박스 화일에 철입되는 소화일의 발생년도가 각기 다를 경우는 발생년도를 소화일명 옆에 기재한다. 12.2.3 종이박스화일 사용시에는 보존년한은 기재하지 않으나 문서이관시점에서는 필히 기재한다. 12.2.4 대/중/중중분류의 코드 및 업무명은 식별이 용이하도록 기재한다. 12.3 기타화일의 라벨 전산 바인더, 일반 바인더, 전산출력물, 대장 등은 별칙 17.2와 같은 라벨을 부착하여 표시하여야 한다. 13. 문서의 편철 및 정리13.1 문서편철용 화일의 종류 13.1.1 기본화일 1) 대/중화일(종이박스 화일) 2) 소화일(종이화일) 13.1.2 기타화일 전산바인더, 일반바인더, Clear File, 앨범 등 13.1.3 화일별 용도 및 편철요령 1) 소화일(종이화일) 및 대/중화일(종이박스 화일) (1) 1개의 소화일에 편철되는 문서의 양이 많을 경우는 기간 또는 번호 등을 기준으로 분철하여 사용할 수 있다. (2) 취급상의 편의를 위해 1개의 소화일에 편철되는 문서의 양은 가능한 한 150매 이내 (A4용지 기준)로 제한한다. (3) 소화일은 문서를 1년 단위로 분리, 편철하는 것을 원칙으로 한다. (4) 1년동안 발생할 예상 문서량이 적을 경우 1개의 종이박스화일에 여러개의 중분류 또는 중중분류에 해당하는 문서는 동시에 편철할 수 있다. (5) 문서편철은 최근의 서류가 위로 오게하고 상철을 원칙으로 하되 필요에 따라서 좌철을 허용한다. (6) B4 등 A4보다 큰 용지는 접어서 편철한다. 2) 기타화일 (1) 소화일이나 대화일에 편철하기 어려운 문서나 자료를 보관한다. (대장, Clear File, 계약서, 카다로그, 소도면, 전산용 바인더 등) (2) 책자형 자료, 단행본, Clear File, 계약서, 카다로그 등은 소량일 경우 종이박스화일에 보관하나 다량일 정우 또는 규격이 불규칙한 경우에는 서가에 정리한다. (3) 접어서 보관이 가능한 도면은 일반문서나 자료와 함에 해당 소화일 또는 대화일을 이용하여 편철함을 뭔칙으로 하되 도면만을 별도로 관리할 필요가 있을시에는 도면함에 정리한다. (4) 대화일의 경우와 마찬가지로 기타화일들은 1년 단위로 분리하는 것이 원칙이며 필요시 하나의 화일에 여러개의 중분류 또는 중중분류에 해당되는 자료를 보관할 수 있다. (7) 서가내 배치시 분류코드는 전면에 기재하여 식별가능하게 하고 표지에는 별첨17.2의 항목을 기재하여야 한다. 3) 클리어 화일(Clear File) 펀치로 천공하지 않고 보관할 필요가 있는 서류는 CLEAR FILE에 보관할 수 있으나 가능한 한 사용을 제한한다. 14. 문서 이판 및 폐기14.1 보존년한의 설정 14.1.1 설정 기준 1) 상법, 세법, 노동법 등 법률상의 보존년한을 최우선으로 한다. 2) 보존년한의 결정은 관련 사규에 준하며 그 외의 경우 보존년한의 결정권은 부서장에게 있다. 3) 일반 회람용의 문서는 발신처에서 보존년한을 결정한다. 14.1.2 보존년한의 기산 및 산정 1) 보존년한은 문서처리가 종결된 해의 다음해 1월 1일부터 기산한다. EX) 보존년한이 5년인 문서의 경우 ① 발생년도 : 1996년 ② 보존년도 : 5년 ③ 보존기간 : 1997. 1 1 - 2001.12.31(5년) ④ 폐기시점 : 2002년 1월 1일 이후 2) 보존년한의 종류 회사문서의 보존년한은 문서관리규정에 따른다. 14.2 문서의 이관 14.2.1 이관시기 회사의 정기적인 문서의 이관은 매년 1월 1일 - 3월 31일중 총무부에서 결정, 실시 한다. 14.2.2 이관단위 : 부(팀)단위로 이관 14.2.3 이관절차 1) 문서의 재분류 이관시점에서는 보존년한별로 문서를 재분류하여 종이박스화일에 철입하며 기존에 종이박스화일에 기재된 사항에 "X"표시를 한후 반대면에 철입된 소화일명을 기재한다. 2) 이관문서목록표의 작성 사무실에 보관하고 있는 문서중 문서보존창고로 이관할 문서는 소화일 단위로 선별, 이관문서목록표 2부를 작성하여 1부는 부서내 보관하고 1부는 총무부에 제출한다. 3) 문서보존창고로의 운송 해당부서별로 기존 보관문서중 폐기할 문서를 식별, 폐기한 후 이관할 문서를 정리한다. 이관된 문서중 폐기한 문서는 기 작성 비치된 이관문서목록표에 두줄로 삭선하여 폐기되었음을 표시하여야 한다. 14.2.4 이관문서의 활용 문서보존창고에 보존중인 문서의 열람은 문서관리 규정의 문서열람절차에 의거 실시한다. 14.3 문서의 폐기 14.3.1 폐기시점 1) 전사공통업무 ' 별첨17.1항에 명시된 폐기시점 준수 2) 보존년한이 "0"인 문서 : 문서이용 즉시 또는 문서처리 종결 당해년말 폐기 3) 품질기록 : 해당 보존년한 만료년도 다음해 1월 1일 이후 폐기 4) PJ 관련문서 : 하자의무보수기간 만료년도 + 보존년한 만료년도 다음해 1월1일 이후 폐기 5) 일반문서 : 보존년한 만료년도 다음해 1월 1일 이후 폐기 14.3.2 사무실에서의 문서 폐기 F/S에서는 문서의 효력이 소멸된 문서는 보존년한 이전에라도 언제든지 폐기할 수 있으며 다음사항을 고려한다. 1) 활용가치가 존재하는가 ? 2) 목적이나 업무와의 관련이 분명하지 않는 자료가 있는가 ? 3) 전혀 필요치 않는 자료와 이용도가 낮은 자료를 계속 보관하고 있지는 않는가? 4) 종래의 습관대로 형식적으로 보관하고 있지는 않는가 ? 5) 동일 또는 유사한 자료가 중복되어 보관되어 있지는 않는가 14.3.3 문서보존창고에서의 문서 폐기 문서폐기는 소화일 단위로 실시되며 폐기시 반드시 이관문서목록표에 두줄로 삭선하여 폐기되었음을 표시하여야 한다. 15. 현장의 F/S15.1 문서분류체계 정립 "현장 보관문서목록표(견본)"(별첨 17.4)을 토대로 하여 현장 실정에 맞도륵 대분류명을 채택하되 중중분류명 및 소분류명은 공사유형에 따라 적절하게 조정, 사용한다. 각 현장에서 발생되는 문서의 종류는 공사유형(도급 및 자체공사 등)에 따라 각각 상이하므로 현장의 직원 누구나 문서를 쉽게 찾을 수 있도록 편리하고 합리적인 문서분류체계를 정립하여야 한다. 15.2 문서관리 현장 문서관리담당자는 현장의 유동인구를 감안하여 사무실 및 서가의 시건장치를 수시로 확인하여 관리상태를 유지하여야 한다. 15.3 문서이관 및 폐기 현장 문서관리담당자는 공사준공 및 철수시 각 담당자로부터 이관할 문서를 확인, 이관문서목록표를 작성, 현장소장의 결재를 득한 후 해당 문서를 본사 또는 문서보존창고로 이관한다. 단, 이관할 필요가 없는 문서는 각 공무 및 공사책임자가 현장소장의 승인을 득한 후 폐기한다. 16. 관련문서16.1 표준문서관리 규정(EOM-품-0400) 16.2 문서관리 규정(EOM-총-0100) 16.3 품질기록관리 규정(EOM-품-0800) 17.별 첨17.1 전사공통업무 목록 17.2 소화일 라벨 기재 요령 17.3 대/중화일(종이박스 화일) 라벨 기재 요령 17.4 현장보관문서 목록표(견본) 17.5 문서색인표 (EOM총-0101-01) (별첨 17 1) 전사공통업무 목록
(별첨 17.2) 소화일 라벨 기재 요령
※ 참고사항
(별첨 17,3) 대/중화일(종이박스화일) 라벨 기재 요령
*참고사항 (별첨 17.4) 현장보관문서 목록표(견본) 현장 보관문서 목록표(견본)
(별첨 17.5) 문서 색인표 문 서 색 인 표
EOM총-0101-01-0
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